เอกสารสำคัญ ในการนำเข้า-ส่งออกสินค้า มีอะไรบ้าง ?

เอกสารสำคัญในการนำเข้าสินค้า

1. PO, Purchasing Order หรือใบสั่งซื้อสินค้า คือ  ใบนี้คือใบที่ผู้นำเข้า (ผู้ซื้อสินค้า) จะส่งให้ผู้ส่งออก (ผู้ขาย) เพื่อเปิดออเดอร์สำหรับการสั่งซื้อ ปัจจุบันใบนี้จะลดบทบาทลงและกลายเป็นการเขียนอีเมลหรือเขียนใบ Inquiry ไปที่ผู้ขาย ซึ่งสามารถส่ง PI มาให้ได้เลย จะเห็นได้มากจากประเทศจีนโดยเฉพาะเว็บซื้อสินค้าดังๆ อย่าง Alibaba, dhgate.com คนทำ Shipping จะสะดวกขึ้นมาก

2. PI, Proforma Invoice คือ เอกสารที่ผู้ส่งออก (Exporter)หรือผู้ขาย (seller)จัดทำขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า ซึ่ง ประกอบด้วยชื่อผู้ขายพร้อมที่อยู่ ชื่อผู้ซื้อ รายการสินค้า ประเภทสินค้า จำนวนและน้ำหนักรวมของ สินค้า ราคาต่อหน่วย เงื่อนไขของราคา เงื่อนไขการชำระเงิน มูลค่ารวมของสินค้าที่ทำการซื้อขาย

3. PL, Packing List รายการบรรจุสินค้า  คือ ใบรายการบรรจุหีบห่อ (Packing list) คือเอกสารที่ผู้ส่งออก (Exporter)หรือผู้ขาย(Seller)จัดทำขึ้นเพื่อแสดงรายละเอียดการบรรจุหีบห่อของสินค้าที่ ส่งออก รวมถึงน้ำหนักและปริมาตรโดยรวมของสินค้าแต่ละรายการด้วย  ฉะนั้นเหล่าบรรดา Shipping ควรต้องเก็บเอกสารนี้ไว้ให้ดี เพราะหากหายจะระบุสินค้าได้ยากมากจนเกิดความยุ่งยากและเสียเวลา

4. CI, Commercial invoice คือ ใบนี้เป็นเอกสารสำคัญมากๆ ที่บริษัท Shipping ทั้งหลายต้องเข้าใจและเรียนรู้ เพราะใบนี้เป็นเอกสารที่ผู้ส่งออกจะต้องออกใบนี้ให้กับผู้นำเข้า ใช้สำหรับแนบไปกับเอกสารอื่นเพื่อออกของกับกรมศุลกากร เสริมอีกนิดว่าในทางปฏิบัติเราอาจเจอปัญหาต่างๆ กับกรมศุลกากรได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องภาษี เรื่องการนำเข้า ฉะนั้นคนทำ Shipping ต้องเตรียมตัวให้พร้อมและหากเป็นไปได้ควรมีคนในบริษัทที่พร้อมเคลียร์หากมีปัญหา

5. B/L, Bill of lading ใบตราส่งสินค้าทางเรือ คือ ใบนี้เป็นอีกใบที่สำคัญมากๆ สำหรับคนทำ Shipping เป็นเอกสารที่ทางสายเรือ (SHIP’S AGENT) ต้นทาง ออกให้กับผู้ส่งออก (SHIPPER) เพื่อใช้ในการแสดงกรรมสิทธิ์สำหรับสินค้าที่ขนส่ง ซึ่งอยู่ในเงื่อนไขที่ถูกต้อง ในใบตราส่งสินค้า จะมีรายละเอียดของชื่อผู้ส่งออก ชื่อผู้รับสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนหีบห่อ จำนวนน้ำหนัก จำนวนตู้ เบอร์ตู้ ขนาดของตู้ ประเภทของตู้ และมีกฎระเบียบของทางสายเรือระบุอยู่ด้านหลังของเอกสาร เป็นเอกสารที่ สำคัญในระบบการขนส่งทางเรือ

6. AWB, Airway Bill ใบตรางส่งทางอากาศ คือ คล้ายๆ กับใบตราส่งสินค้าทางเรือ เพียงแต่มีข้อมูลต่ากันบางส่วนเพราะขนส่งต่างกัน

7. D/O, Delivery order ใบปล่อยสินค้า คือ เอกสารใบสั่งปล่อยสินค้า เป็นเอกสารที่ทางสายเรือ จะออกใหผู้นำเข้า (CONSIGNEE) เพื่อนำไปรับสินค้าจากท่าเรือที่นำเข้า รายละเอียดใน D/O จะ เหมือนกับ INWARD CARGO MANIFEST คือ บัญชีสินค้าทางเรือ ที่เป็นสินค้าขาเข้า ประเทศไทย ใช้สำหรับยื่นกรมศุลกากร และท่าเรือที่นำเข้าต่างๆ

8. Export / Import entry ใบขนสินค้าขาออก / ขาเข้า คือ ใบนี้เป็นเอกสารสำหรับแจ้งข้อมูลสินค้าทั้งชนิด ราคา จำนวนให้กับกรมศุลกากรทราบ โดยนำไปคิดภาษีและจัดเก็บข้อมูลการนำเข้าส่งออกของเราได้ โดยดำเนินการโดย Shipping

9. Marine/Air Insurance ประกันภัยขนส่งสินค้า คือ ใบนี้สำคัญอย่างมากเช่นกัน โดยแนะนำว่าบริษัท Shipping ทุกเจ้าควรจะมีระบบประกันภายสินค้า โดยปกติประกันจะลดความเสียหายที่จะช่วยลดความเสี่ยงจากการขนส่ง ซึ่งค่าป้องกันสูงสุดมักอยู่ที่ 90% ของมูลค่าสินค้า

10. CO, Certificate of Origin เอกสารยืนยันถิ่นกำเนิด คือ ใบที่แสดงว่า สินค้าผลิตจากที่ไหน วัตถุดิบที่ใช้ผลิตมาจากที่ใด เข้ากับข้อกำหนดการยกเว้นหรือลดภาษีหรือไม่ ปัจจุบันทุกประเทศมีสิทธิพิเศษทางภาษีแบบที่ต้องใช้ใบยืนยันถิ่นกำเนิดกันหมดแล้ว ผู้ส่งออกและผู้นำเข้า รวมถึงบริษัท Shipping ต้องศึกษามากๆ เพราะสามารถลดต้นทุนนำเข้าและส่งออกได้เป็นจำนวนมากเลยทีเดียว

เอกสารสำคัญในการส่งออกสินค้า   

1. ใบขนสินค้าขาออก (Export Declaration) การส่งของออกไปนอกราชอาณาจักร หมายถึง การนำของใด ๆ จากภายในราชอาณาจักรขน หรือย้ายขน โดยทางเรือ ทางอากาศยาน ทางรถไฟ ทางบก ทางท่อส่ง ทางสาย ส่งทางไปรษณีย์ เป็นต้นเพื่อส่งออกไปนอกราชอาณาจักร และให้ดำเนินการโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ณ ท่า หรือที่ หรือ สนามบินศุลกากร สุดท้าย (Last Port) ที่ระบุไว้ว่าจะทำการขน หรือย้ายขนของเพื่อส่งออกไปนอกราชอาณาจักรประเภทใบขนสินค้าขาออก เป็นแบบพิมพ์ที่กรมศุลกากรกำหนดให้ผู้ส่งออกต้องยื่นต่อกรมศุลกากรในการส่งออกสินค้า                 

ซึ่งจำแนกออกเป็น 4 ประเภท ตามลักษณะการส่งออก ดังนี้

1.1 แบบ กศก.101/1 ใบขนสินค้าขาออก ใช้สำหรับการส่งออกในกรณี ดังต่อไปนี้ การส่งออกสินค้าทั่วไป, การส่งออกของส่วนบุคคลและเอกสิทธิ์, การส่งออกสินค้าประเภท ส่งเสริมการลงทุน (BOI), การส่งออกสินค้าจากคลังสินค้าทัณฑ์บน, การส่งออกสินค้าที่ขอชดเชยค่าภาษีอากร, การส่งออกสินค้าที่ขอคืนอากรตามมาตรา 19 ทวิ, การส่งออกสินค้าที่ต้องการใบสุทธินำกลับ, การส่งสินค้ากลับออกไป (RE-Export)

1.2 แบบ กศก.103 คำร้องขอผ่อนผันรับของ/ส่งของออกไปก่อน ใช้สำหรับการขอส่งสินค้าออกไปก่อนปฏิบัติพิธีการใบขนสินค้าขาออกในลักษณะที่กรมศุลกากรกำหนดไว้ในประมวลระเบียบปฏิบัติศุลกากร พ.ศ. 2544

1.3 แบบ A.T.A. Carnet ใบขนสินค้าสำหรับนำของเข้าหรือส่งของออกชั่วคราว ใช้สำหรับพิธีการส่งของออกชั่วคราวในลักษณะที่กำหนดในอนุสัญญา

1.4 ใบขนสินค้าพิเศษสำหรับรถยนต์และจักรยานยนต์นำเข้าหรือส่งออกชั่วคราว ใช้สำหรับการส่งออกรถยนต์และจักรยานยนต์ชั่วคราว    

2. บัญชีราคาสินค้า (Commercial Invoice) Commercial Invoice คือ เอกสารที่ยืนยันการจำหน่ายและโอนกรรมสิทธิสินค้าระหว่างผู้นำเข้ากับผู้ส่งออก หรือหากพูดกันง่ายๆคือ เอกสารบันทึกการขายสำหรับผู้ส่งออก และเป็นเอกสารบันทึกการสั่งซื้อสำหรับผู้นำเข้านั่นเอง Commercial Invoice สำคัญอย่างไร? เอกสารนี้เป็นเอกสารสำคัญมากสำหรับทั้งผู้นำเข้าและผู้ส่งออก เนื่องจากในเนื้อหาจะระบุว่าใครเป็นผู้ขายสินค้า ใครเป็นผู้ซื้อผู้ส่งออกขายสินค้าอะไร ผู้นำเข้าซื้อสินค้าอะไร ซื้อขายกี่ชิ้น สเปคยังไง รหัสสินค้า (HSCode) อะไร ซื้อขายกันในราคาเท่าไหร่ ซึ่งความสำคัญคือการนับยอดขายของผู้ส่งออกและยอดสั่งซื้อสำหรับผู้นำเข้าในกรณีผู้ส่งออก เอกสารนี้จะเป็นตัวบอกว่าเราขายอะไร ให้ใครราคาเท่าไหร่ เป็นเอกสารอ้างอิงการส่งสินค้าไปยังประเทศปลายทาง ซึ่งศุลกากรขาออก ใช้สำหรับอ้างอิงในการบันทึกใบขนสินค้าขาออก

3. บัญชีรายละเอียดบรรจุหีบห่อ (Packing List) Packing List คือ เอกสารไว้สำหรับระบุการบรรจุหีบห่อของสินค้าส่งออก เพื่อความชัดเจนในการบรรจุ และเตรียมการขน ถ่ายสินค้า ให้สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องด้านการขนถ่ายสินค้าไม่ว่าจะเป็นการนำไปให้ ตัวแทนสายเรื่อ / สายการบิน ได้จองเรือ จองเครื่องบินได้ถูกต้อง หรือสายเรือ กับสายการบิน วางแผนพื้นที่สำหรับบรรจุสินค้า รวมถึง เอาไว้ให้ฝ่ายขนถ่ายสินค้าของศุลกากรตรวจสอบให้แน่ใจเพื่อความรวดเร็วอีกด้วย Packing List ใช้เมื่อไหร่? Packing List เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ส่งออก และต้องออกเพิ่มเติมคู่กับใบกำกับสินค้า (Commercial Invoice) ทุกครั้งที่การขนส่งสินค้าออกไปต่างประเทศ นอกจาก Commercial Invoice แล้ว ทำไมจึงต้องแยกเป็น Packing List อีกใบ? เนื่องจากโดยปกติรายละเอียดใน Commercial Invoice นั้น จะมีเรื่องของราคาสินค้ารวมอยู่ด้วย หากมองในแง่มุมของผู้นำเข้า ที่เราอาจจะไม่อยากให้ผู้ขนถ่ายสินค้าไม่ว่าจะเป็นแผนกคลังสินค้า หรือผู้ให้บริการขนส่งต่างๆ รับรู้เรื่องของต้นทุนสินค้า เราก็ไม่ควรแสดงราคาสินค้าให้ผู้ไม่เกี่ยวข้อง จึงทำให้มีการแยกเอกสารนี้ออกมาอีกฉบับเพื่อความปลอดภัยหากเราเปรียบ Commercial Invoice เป็นเอกสารการคำนวณภาษีต้นทุนของผู้นำเข้าแล้วนั้น Packing List ก็เปรียบเสมือนใบส่งของอีกใบ ที่แผ่นกคลังสินค้าจะรับรู้จำนวน หีบห่อ และน้ำหนัก ใบ Packing List ระบุอะไรบ้าง? ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย (ผู้ส่งออก) และผู้ซื้อ (ผู้น่าเข้า) วันที่ออกใบกำกับหีบห่อ หมายเลขเอกสาร รวมถึงการอ้างอิงหมายเลขคำสั่งซื้อ หรือ สัญญาที่ระบุและตกลงกันไว้ก่อนล่วงหน้ารวมถึงการอ้างอิง Commercial Invoice Number ด้วย รายละเอียดของสินค้า ชื่อสินค้า (Description) ปริมาตรสินค้า (Measurement) น้ำหนักสุทธิ นับเฉพาะตัวสินค้า (Net Weight) น้ำหนักรวมสินค้าและบรรจุภัณฑ์ (Gross Weight) จำนวนหีบห่อ (Number of Packages) เครื่องหมายบนหีบห่อ (Shipping Mark) ลายเซ็นรับรองโดยผู้ขาย (ผู้ส่งออก) รวมถึงตราประทับบริษัทด้วย

4. ใบตราส่งสินค้า (Bill of Lading) ใบตราส่งทางทะเลเป็นเอกสารที่สำคัญมากในการนำสินค้าจากประเทศต้นทางไปยังปลายทาง โดยการขนส่งผ่านทางเรือมักเรียกกันย่อๆ ว่า B/L และมีชื่อเต็มว่า Ocean Bill of Lading เนื่องจากเป็นเอกสารที่ออกโดยสายเรือ (Sea Freight / Liners) หรือ ตัวแทนสายเรือ (FreightForwarder)

5. ใบอนุญาตหรือหนังสืออนุญาตสำหรับสินค้าควบคุมขาออก (Export License) ใบอนุญาตหรือหนังสืออนุญาตสินค้าควบคุมขาออก (Export License) ของการค้าระหว่างประเทศเป็นเอกสารส่งออกที่ผู้ต้องการส่งออกสินค้าจะต้องลงทะเบียนเป็นผู้ส่งออกกับทางกรมศุลกากรด้วย จึงจะดำเนินพิธีการศุลกากรได้ แต่สำหรับบริษัทใดที่ไม่ได้ลงทะเบียนส่งออกกับกรมศุลกากรสามารถเลือกใช้ Shipping หรือ Agent ที่มีความเชี่ยวชาญส่งออกแทนได้ โดยหากจะส่งออกในนามบริษัทก็สามารถใช้เอกสารหนังสือรับรองบริษัทเพื่อประกอบให้ผู้ส่งออกดำเนินการส่งออกให้

6. ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin) “Certificate of Origin (C/O) ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าที่ไม่ได้รับสิทธิพิเศษทางภาษีศุลกากร คือหนังสือรับรองที่ออกให้แก่ผู้ส่งออกในการรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าว่ามีแหล่งกำเนิดจากประเทศผู้ออกหนังสือรับรองฯ และสามารถใช้เป็นเอกสารรับรองการนำเข้าตามเงื่อนไขของประเทศปลายทาง หรือ ตามเงื่อนไขของผู้นำเข้า แต่ไม่สามารถนำไปใช้ลดหย่อนทางภาษีได้ และใช้เป็นเอกสารประกอบเพื่อยื่นขอเปิด L/C (letter of credit) กับธนาคารได้ หนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

1. หนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าที่ได้รับสิทธิพิเศษทางภาษีศุลกากร คือ หนังสือรับรองฯ ที่ออกให้แก่ผู้ส่งออก เพื่อรับรองว่าสินค้าที่ระบุในหนังสือรับรองฯ ผลิตถูกต้องตามกฏว่าด้วยแหล่งกำเนิด สินค้าและตามเงื่อนไขภายใต้ระบบสิทธิพิเศษของประเทศผู้ให้สิทธิพิเศษฯ

2. หนังสือรับรองแหล่งกำเนิดสินค้าที่ไม่ได้รับสิทธิพิเศษทางภาษีศุลกากร คือ หนังสือรับรองฯ ที่ออกให้แก่ผู้ส่งออกเพื่อรับรองว่าสินค้าที่ระบุในหนังสือรับรองฯ มีแหล่งกำเนิดจากประเทศผู้ออกหนังสือรับรองฯ จริง

7. เอกสารอื่น ๆ เช่น แคตตาล็อก เอกสารแสดงส่วนผสม เป็นต้น

สำหรับลูกค้าใหม่ที่สนใจนำเข้าสินค้ากับทาง CTT Logistics รับไปเลยส่วนลดค่าขนส่ง จีน-ไทย มูลค่า 15,000 บาท สำหรับใครที่ไม่เคยนำเข้าสินค้าก็ไม่ต้องกังวลสามารถรถทะเบียนรับคำปรีกษาฟรี กับ CTT Logistic Service & Solution

ที่ : https://bit.ly/3LYFY6Y หรือสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ : https://lin.ee/syTgeJV